Cabinet DefentaData Gouvernance · DPO externe

DPO externe

Un DPO externe qui ne s'arrête pas au constat.

Un registre à tenir, un nouveau logiciel à examiner, une procédure à construire : les questions RGPD sont concrètes. Notre travail aussi.

DefentaData exerce la fonction de DPO externe auprès de votre organisation. Nous conseillons vos décisions, contribuons aux travaux menés avec vos équipes et vérifions les suites données aux recommandations. Vous disposez ainsi d'un interlocuteur qui connaît votre activité et suit vos enjeux de protection des données dans la durée.

Échanger sur votre besoin DPO

Notre manière d'intervenir Suivi continu

01

Comprendre votre activité

Examiner vos traitements, vos pratiques et les risques qui concernent réellement votre organisation.

02

Contribuer aux actions utiles

Travailler avec vos équipes sur les documents, procédures et projets prévus dans la mission.

03

Vérifier les suites données

Contrôler les mesures engagées, identifier les difficultés et rendre compte des actions restant à mener.

Notre collaboration

Comment travaillons-nous ensemble ?

La protection des données ne se construit pas uniquement entre un DPO et un dirigeant. Elle demande de comprendre le fonctionnement de l'entreprise, d'échanger avec les équipes et d'avancer ensemble.

Chez DefentaData, nous organisons cette collaboration autour de quatre étapes, depuis la découverte de votre activité jusqu'au suivi régulier de vos pratiques.

Le point de départ

Au démarrage

D'abord, comprendre votre entreprise.

Avant de travailler ensemble, nous devons savoir où vous en êtes en matière de protection des données. Quels traitements réalisez-vous ? Quelles mesures existent déjà ? Quels sont les sujets qui demandent votre attention ?

Ce point de départ repose sur un état des lieux RGPD fiable. Nous pouvons exploiter un audit déjà réalisé s'il est suffisamment récent et complet. Dans le cas contraire, un audit initial distinct est proposé.

La relation de travail

Tout au long de la mission

Une relation de confiance, avec les bonnes personnes.

Une mission DPO fonctionne lorsque nous pouvons échanger librement avec la direction et les personnes concernées, y compris lorsqu'une difficulté apparaît. La confiance est essentielle pour comprendre les pratiques réelles et trouver des réponses adaptées.

Avec votre accord, nous identifions un ou plusieurs référents au sein de vos équipes. Ils facilitent les échanges, font remonter les questions et contribuent au suivi des actions. Le dirigeant reste associé aux décisions importantes, sans devoir être sollicité pour chaque sujet du quotidien.

La phase de construction

Principalement la première année

La première année, nous faisons avancer les chantiers.

Les premiers mois sont généralement les plus actifs. À partir des constats initiaux, nous établissons les priorités avec votre entreprise et organisons le suivi du plan d'action.

DefentaData travaille avec les personnes concernées pour accompagner les changements, contribuer aux travaux convenus et examiner les difficultés rencontrées.

Le but n'est pas de tout transformer d'un coup, mais de faire progresser les pratiques de façon réaliste, en tenant compte de vos moyens et de vos contraintes.

La continuité

Dans la durée

Ensuite, consolider et continuer à progresser.

Lorsque les premières mesures ont été mises en place, la collaboration peut évoluer. Il s'agit alors davantage de vérifier les pratiques, d'approfondir les améliorations encore nécessaires et d'anticiper les nouveaux besoins.

Nous poursuivons les échanges avec vos référents, réalisons les contrôles prévus et réexaminons les sujets importants lorsque votre activité change.

Ce suivi donne lieu à un bilan semestriel des actions et des points de vigilance, complété par une revue annuelle ciblée des pratiques prioritaires.

DefentaData conseille et contrôle. Votre entreprise décide et agit.

Les bénéfices pour votre entreprise

Une entreprise mieux organisée. Des équipes plus autonomes.

L'intérêt d'un DPO externe ne se mesure pas seulement aux documents produits ou aux conseils donnés. Avec le temps, votre entreprise doit aussi pouvoir mieux s'organiser, développer les bons réflexes et gérer plus facilement les questions de protection des données.

Une organisation claire

Chacun sait qui fait quoi.

La protection des données ne doit pas dépendre uniquement du dirigeant ou d'une personne qui connaît tous les dossiers.

L'entreprise dispose progressivement de rôles identifiés, de personnes à contacter et d'un fonctionnement plus clair pour les sujets RGPD.

Dans la pratique

Lorsqu'une question concerne les données des salariés, l'équipe sait vers qui se tourner et qui doit intervenir.

Des équipes sensibilisées

Vos salariés comprennent les bons réflexes.

Le RGPD concerne aussi les gestes du quotidien : envoyer un document, partager un fichier, accéder à un dossier ou répondre à une demande.

Des actions de sensibilisation et des formations adaptées, selon les modalités prévues, permettent aux équipes de mieux comprendre les risques liés à leur activité.

Dans la pratique

Avant de transmettre un document contenant des données personnelles, un salarié pense à vérifier le destinataire et les informations envoyées.

Des méthodes simples

Vous savez comment réagir lorsqu'un problème apparaît.

Une erreur d'envoi, une demande d'accès ou de suppression de données, un ordinateur perdu : ces situations ne devraient pas obliger à tout improviser.

L'entreprise se dote de procédures adaptées à son activité, avec des étapes compréhensibles et des personnes à prévenir.

Dans la pratique

En cas de perte d'un ordinateur, les équipes savent à qui signaler l'incident, quelles informations conserver et comment déclencher la procédure interne.

Une autonomie progressive

Les bons réflexes deviennent des habitudes.

À mesure que les pratiques sont mieux comprises, les équipes peuvent gérer davantage de situations courantes sans devoir systématiquement solliciter le DPO.

L'objectif est de rendre votre entreprise plus autonome, tout en conservant l'appui du DPO pour les questions complexes, les nouveaux projets et le contrôle régulier des pratiques.

Dans la pratique

La protection des données devient un réflexe dans les décisions courantes, plutôt qu'un sujet auquel on pense uniquement lorsqu'une difficulté survient.

Tarifs et modalités

Une offre unique. Un fonctionnement adapté.

Le tarif de votre mission DPO est établi selon votre activité, les risques liés à vos traitements et les moyens nécessaires à notre intervention.

DPO externe · Sur devis

À partir de

800 € / mois

Tarifs nets de TVA. TVA non applicable, conformément à l'article L. 223 et suivants du Code des impositions sur les biens et services (CIBS).

Les modalités financières

Engagement initial de 12 mois.
Règlement mensuel ou annuel, selon les modalités convenues.

Demander un devis personnalisé

Modalités d'intervention

À distance ou dans vos locaux.

Des échanges à distance

Réunions, questions courantes et suivi des actions peuvent être organisés à distance, selon le fonctionnement de votre entreprise.

Des interventions dans votre entreprise

DefentaData peut aussi se déplacer pour rencontrer vos équipes, échanger avec vos référents ou participer à des réunions de travail. La fréquence des visites est définie lors de l'établissement de votre mission.

Des frais convenus à l'avance

Les déplacements prévus peuvent être inclus dans le tarif, sans supplément systématique. Si une présence prolongée sur plusieurs jours nécessite des frais particuliers, ils sont définis avec vous avant toute intervention.

Avantage client

Votre première mensualité DPO offerte.

Vous réalisez votre audit RGPD avec DefentaData, puis vous nous confiez votre mission de DPO externe ? Nous appliquons une remise équivalente à une mensualité DPO sur votre première facture d'abonnement. L'audit reste facturé séparément.